Στη συνάντηση παραβρέθηκαν ο Εντεταλμένος Σύμβουλος για θέματα Πρόνοιας και Κοινωνικής Συνοχής Περιφέρειας Δ. Μακεδονίας κ. Γιώργος Αντωνιάδης, εκπρόσωποι της οργανωτικής ομάδας του RALLY GREECE OFFROAD, ο Αστυνομικός Διευθυντής Δ.Α. Φλώρινας κ. Δημήτριος Χήρας, ο Αναπληρωτής Διοικητής Τροχαίας Φλώρινας κ. Κων/νος Καμπουρίδης, εκπρόσωπος της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας Φλώρινας, ο εκτελών χρέη διοικητού του Γενικού Νοσοκομείου Φλώρινας κ. Γεώργιος Κωτακίδης, εκπρόσωποι της Λέσχης Ειδικών Δυνάμεων Φλώρινας, εκπρόσωποι της Ραδιολέσχης Φλώρινας, εκπρόσωποι του Μοτοσυκλετιστικού Ομίλου Φλώρινας, εκπρόσωπος της Αερολέσχης Φλώρινας καθώς και υπηρεσιακοί παράγοντες της Π.Ε. Φλώρινας και εθελοντές πολίτες.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης έγινε εκτενής συζήτηση και ακούστηκαν απόψεις και προτάσεις γύρω από όλα τα θέματα που αφορούν την άρτια οργάνωση των αγώνων, με βασικό άξονα την ασφάλεια όλων των εμπλεκομένων.